Автоматизация учета автотранспорта или Как сэкономить денег на новую машину

Василий Семенович, заведующий автохозяйством в компании по оптовой торговле продуктами питания, на протяжении нескольких лет каждое рабочее утро начинал с выписки путевых листов. А каждый рабочий вечер заканчивал подведением итогов по расходу ГСМ. Нужно было учесть много показателей - от количества поездок до условий работы машины. Кроме того, на нескольких транспортных средствах стояли счетчики моточасов и дополнительное оборудование (которое работало на другом виде топлива), что только усложняло расчеты и добавляло головной боли Василию Семеновичу.

Терпение лопнуло, когда заместитель директора поставил ему следующую задачу: рассчитать во сколько нам обходится 1 км пробега каждой из машины, включая затраты на бензин, ремонты, зарплату водителям и слесарям. Василий Семенович понял, что один он точно не справится (кто же будет ежедневно вбивать данные в "путевки", а по вечерам считать расход бензина?). И хотел было выступить с предложением об увеличении штата сотрудников, но задумался: "Комнатка у меня и так небольшая, а места станет еще меньше. Помощника надо будет еще учить всему... А если даже способный будет, то молодежь нынче ушлая, где уверенность, что наши бывалые "водилы" не соблазнят его войти в долю при "злоупотреблениях"?"

"Семеныч, а ты чего такой грустный сегодня?" - склонилась над ним бухгалтер Валентина Ивановна, давняя знакомая, – "Вот, на тебе к чаю печенюшку. Съешь - сразу повеселеешь!"

"Какое там повеселеешь... Опять куча проблем на меня свалилось. Как все успеть?" И пошел он к Валентине Ивановне за советом.

"Как ты все успеваешь? У тебя наверняка работы немало..." - с интересом спросил Семеныч.

"Ой, Василий, 21 век на дворе" - весело прощебетала Валентина, "я давно уже все на компьютере делаю. У меня и программа специальная есть – 1С".

"А может она и мне поможет? Твоя 1С... Мне бы вот только путевые листы выписывать автоматом по утру, да подсчитывать остаток на конец с учетом заправок и условий работы. На этих шоферов надежды мало. Соврут – недорого возьмут!"

"Семеныч, а ты корреспонденцию счетов знаешь?" - неожиданно поставила в тупик Валентина.

"Да не нужна мне твоя корреспонденция, мне бы бензин считать... да затраты в разрезе машин" - сказал Василий и почему-то немного обиделся.

"Знаешь что, Семеныч. Вот тебе телефон. Работаю только с этой компанией по 1С. Все тебе продемонстрируют... Задашь им свои вопросы, а мне некогда" - и протянула ему визитку известной франчайзинговой компании.

"Валя, некогда мне по офисам разъезжать... у меня машины встанут без путевок" - возмутился Семеныч.

"Они сами к тебе приедут в любое удобное для тебя время!"

"Бесплатно?" - недоверчиво спросил Василий.

"Чудной ты какой! Конечно, бесплатно!"

Семеныч поспешил к телефону. И через несколько дней он принимал у себя представителя компании, который бодро демонстрировал ему функционал программы по управлению автотранспортом и смело отвечал на вопросы. Пользоваться ею Василий мог, не зная ни одной бухгалтерской проводки. Все операции и типовые документы были интуитивно понятны. Программа не только считала бензин для разных машин и разного навесного оборудования и печатала путевые листы, но и фиксировала все ремонты и ДТП. Любопытства ради заглянула и Валентина. И с удивлением обнаружила, что теперь ей не надо было в конце месяца вручную считать зарплату работникам исходя из общего пробега машины и часов работы. Программа с легкостью позволяла начислять зарплату водителям и слесарям.

"А можно рассчитывать зарплату исходя из работы в праздничные или выходные дни?" - искренне интересовалась Валентина – "А то у меня времени нету все просчитывать. А мужики, находясь на фиксированном окладе, неохотно выходят в рейс в нерабочие дни". И уже через минуты на экране ноутбука она своими глазами убедилась, что ничего невозможного нет. Мало того, рассчитывая зарплату в каждом путевом и ремонтном листе, Валентина до выезда машины из гаража с точностью до копейки могла сказать: сколько тот или иной водитель получит за этот рейс.

На следующий день с утра инициативная группа из двух человек воодушевленно вошла в кабинет зам. директора. Им не составило труда убедить шефа в покупке программного продукта, стоимость которого была сравнима с месячным окладом нового работника автопарка, но затраты были одноразовые. "Лучше заплатить 1 раз такую сумму, чем ежемесячно" - прагматично рассудил заместитель директора.

Через несколько дней заведующий автохозяйством с радостью осваивал купленную программу. Все были довольны. Уже в первый месяц Василий Семенович ощутил разницу. Выписку путевых листов на 25 машин он делал за 3 минуты (принтер не мог быстрее печатать). В конце месяца он с легкостью формировал отчет по затратам в разрезе водителей и машин и отправлял по электронной почте заместителю директора. Сразу же были выявлены 3 машины, которые нецелесообразно использовать. Их ежеквартальный ремонт и прожорливость старых двигателей были сопоставимы с рыночной стоимостью машины. Валентине же не составляло труда в конце месяца подсчитать за 5 минут зарплату всех водителей и слесарей. Никто из мужиков не жаловался, так как могли с точностью до каждого путевого или ремонтного листа проверить правильность расчетов. Теперь выйти на рейс в выходные выстраивалась очередь. "Пробок почти нет, быстро успеваешь все сделать, а платят больше, чем в будний день" - справедливо рассуждали работники.

Просматривая однажды новости на сайте известной фирмы-франчайзи, Семеныч обнаружил, что 1С может отслеживать движение автотранспорта благодаря спутниковому мониторингу. "Занятная, наверное, вещь. Надо с Валей посоветоваться. Она в 1с-ке больше меня работает" - подумал он и стал набирать внутренний номер коллеги...